बोर्ड की बैठक क्या है?

बोर्ड की बैठक कंपनी के शीर्ष अधिकारियों या निदेशकों की एक औपचारिक बैठक होती है जिसे कुछ मुद्दों और समस्याओं पर बहस करने और निर्णय लेने के लिए बुलाया जाता है। बैठकें निश्चित समय पर, निश्चित स्थानों पर आयोजित की जाती हैं। कुछ विशेष मुद्दों को हल करने, महत्वपूर्ण निर्णय लेने या नई नीतियां बनाने के लिए एक बोर्ड बैठक आयोजित की जाती है।

बोर्ड की बैठकों में सामान्य कॉर्पोरेट घटनाओं की तुलना में अधिक योजना और विस्तृत तैयारी की आवश्यकता होती है क्योंकि कंपनी के शीर्ष कॉर्पोरेट अधिकारियों और नेताओं ने भाग लिया।

कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 173 – बोर्ड की बैठकें

कंपनी द्वारा अधिनियम 2013 के नियमों और शर्तों का पालन किया जाता है, जिनका पालन और कंपनी के बोर्ड और निदेशक द्वारा पूरा किया जाना चाहिए :

बोर्ड मीटिंग की न्यूनतम संख्या

कंपनी अधिनियम 173 (1) के अनुसार, “प्रत्येक कंपनी कंपनी निगमन की तिथि से तीस दिनों के भीतर निदेशक मंडल की पहली बैठक करेगी और उसके बाद बोर्ड की बैठकें इस तरह से आयोजित करेंगी जिसमें 120 से अधिक लगातार दो के बीच हस्तक्षेप नहीं करेंगे। बैठकें और हर साल न्यूनतम चार बैठकें होनी चाहिए। ”

धारा 173 (1) का विश्लेषण :

• हर कंपनी कंपनी के निगमन की तारीख के 30 दिनों के भीतर निदेशक मंडल की पहली बैठक आयोजित करेगी ।
• इसके निदेशक मंडल की न्यूनतम 4 बैठकें प्रत्येक वर्ष इस तरह से आयोजित की जाएंगी कि बोर्ड की दो लगातार बैठकों के बीच 120 दिनों से अधिक न हो।
• यह देखा गया है कि केंद्र सरकार अधिसूचना द्वारा यह निर्देश दे सकती है कि इस उपधारा के प्रावधान किसी भी वर्ग या कंपनियों के विवरण पर लागू नहीं होंगे।
• बोर्ड की न्यूनतम बैठकों से संबंधित प्रावधान धारा 8 कंपनी के तहत लाइसेंस प्राप्त कंपनी पर लागू होते हैं, केवल इस हद तक कि ऐसी कंपनियों के निदेशक मंडल प्रत्येक 6 कैलेंडर महीनों में कम से कम 1 बैठक आयोजित करेगा।

निदेशकों द्वारा भागीदारी का तरीका

कंपनी अधिनियम के अनुसार धारा 173 (2) “बोर्ड की बैठक में निदेशकों की भागीदारी या तो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या अन्य दृश्य-श्रव्य साधनों के माध्यम से व्यक्ति में हो सकती है, जो निर्धारित की जा सकती है, जो रिकॉर्डिंग में सक्षम हैं और भागीदारी को पहचानने में सक्षम हैं। निदेशक और रिकॉर्डिंग और दिनांक और समय के साथ इस तरह की बैठकों की कार्यवाही को संग्रहीत करना: बशर्ते कि केंद्र सरकार अधिसूचना द्वारा ऐसे मामलों को निर्दिष्ट कर सकती है, जिन्हें वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या अन्य दृश्य-श्रव्य साधनों के माध्यम से बैठक में निपटा नहीं जाएगा। ”

धारा 173 (2) का विश्लेषण:

• बोर्ड की बैठक में निदेशकों की भागीदारी या तो व्यक्तिगत रूप से या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या अन्य दृश्य-श्रव्य माध्यमों से हो सकती है।
• यह प्रदान किया जाता है कि केंद्र सरकार अधिसूचना द्वारा ऐसे मामलों को निर्दिष्ट कर सकती है जो वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग या अन्य दृश्य-श्रव्य साधनों के माध्यम से एक बैठक में निपटाए नहीं जाएंगे।

बोर्ड मीटिंग के लिए नोटिस

कंपनी अधिनियम के अनुसार धारा १ per३ (४) ” बोर्ड की एक बैठक कंपनी के साथ पंजीकृत अपने पते पर प्रत्येक निदेशक को लिखित रूप में सात दिनों से कम का नोटिस देकर नहीं बुलाया जाएगा और इस तरह का नोटिस हाथ से वितरण या द्वारा भेजा जाएगा पोस्ट या इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों से: बशर्ते कि बोर्ड की बैठक को कम से कम व्यावसायिक स्थिति में इस शर्त पर स्थानांतरित करने के लिए नोटिस दिया जा सकता है कि कम से कम एक स्वतंत्र निदेशक, यदि कोई हो, बैठक में उपस्थित होगा: बशर्ते कि आगे के मामले में बोर्ड की ऐसी बैठक से स्वतंत्र निदेशकों की अनुपस्थिति, ऐसी बैठक में लिए गए निर्णय सभी निदेशकों को प्रसारित किए जाएंगे और यदि कोई हो तो कम से कम एक स्वतंत्र निदेशक द्वारा अनुसमर्थन पर ही अंतिम रूप दिया जाएगा। ”

धारा 173 (4) का विश्लेषण:

• बोर्ड की एक बैठक कंपनी के साथ पंजीकृत अपने पते पर प्रत्येक निदेशक को लिखित रूप में 7 दिनों से कम का नोटिस देकर नहीं बुलाया जाएगा और इस तरह के नोटिस को हाथ से डिलीवरी या डाक से या इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से भेजा जाएगा।
• बोर्ड की एक बैठक में तत्काल व्यावसायिक विषय को इस शर्त पर स्थानांतरित करने के लिए छोटे नोटिस पर बुलाया जा सकता है कि कम से कम 1 स्वतंत्र निदेशक यदि कोई बैठक में उपस्थित होगा।
• यदि बोर्ड के इस तरह की बैठक से स्वतंत्र निदेशक अनुपस्थित हैं, तो ऐसी बैठकों में लिए गए निर्णय सभी निदेशकों को प्रसारित किए जाएंगे।

नोटिस देने में विफलता के लिए दंड

कंपनी अधिनियम धारा 173 (4) के अनुसार, “कंपनी का प्रत्येक अधिकारी जिसका कर्तव्य इस धारा के तहत नोटिस देना है और जो ऐसा करने में विफल रहता है, पच्चीस हजार रुपये के दंड के लिए उत्तरदायी होगा।”

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वन पर्सन कंपनी, स्मॉल कंपनी और डॉरमेंट कंपनी में बोर्ड मीटिंग

कंपनी अधिनियम १ per३ (४) के अनुसार, “एक-व्यक्ति कंपनी, छोटी कंपनी, और निष्क्रिय कंपनी को इस अनुभाग के प्रावधानों का अनुपालन करने के लिए समझा जाएगा यदि प्रत्येक निदेशक मंडल की कम से कम एक बैठक आयोजित की गई हो एक कैलेंडर वर्ष का आधा और दोनों बैठकों के बीच का अंतर नब्बे दिनों से कम नहीं है: बशर्ते कि इस उपधारा और धारा 174 में निहित कुछ भी एक व्यक्ति कंपनी पर लागू नहीं होगा, जिसमें इसके निदेशक मंडल में केवल एक निदेशक है। ”

धारा 173 (4) का विश्लेषण:

• ए-वन पर्सन कंपनी, छोटी कंपनी, और सुप्त कंपनी को इस खंड के प्रावधानों का अनुपालन करने के लिए समझा जाएगा यदि निदेशक मंडल की कम से कम 1 बैठक एक कैलेंडर वर्ष के प्रत्येक छमाही में आयोजित की गई है और इसके बीच का अंतर है 2 बैठकें 90 दिनों से कम नहीं हैं
• यह लागू नहीं है अगर इसके निदेशक मंडल में केवल 1 निदेशक है।

एक प्रभावी बोर्ड बैठक के लिए मुख्य बिंदु:

1. एक स्पष्ट और विशिष्ट एजेंडा तैयार करें।

एक सफल बोर्ड बैठक के लिए आवश्यक सभी पहलुओं को व्यवस्थित करें। बैठक के बारे में प्रारंभिक सूचनाएं भेजने से पहले सभी अनिश्चितताओं के लिए निर्धारित या तैयार करें। जैसा कि निमंत्रण भेजने के बाद समस्याएं आती हैं, इससे शीर्ष अधिकारियों के दिमाग पर बुरा असर पड़ सकता है। यदि आप भविष्य की अनिश्चितताओं के लिए पहले से तैयार हैं, तो यह आपको मुख्य समय पर बैठक के विवरण को नहीं बदलने में मदद करता है। लेकिन अगर परिवर्तनों को टाला नहीं जा सकता है, तो तुरंत प्रतिभागियों को सूचनाएं भेजें, या उन्हें सीधे कॉल करके बदलाव बताएं। सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों या अधिकारियों या निदेशकों और कर्मचारियों को बोर्ड की बैठक में परिवर्तनों की सूचना प्राप्त करनी होगी।

हमेशा कम से कम एक बार अनुस्मारक भेजें, अधिमानतः बोर्ड की बैठक निर्धारित होने से एक दिन पहले। जैसा कि कभी-कभी ऐसा होता है कि प्रतिभागी व्यस्त कार्यक्रम के कारण बैठक के बारे में भूल जाते हैं।

2. बैठक दस्तावेज, बोर्ड पैक और अन्य संदर्भ तैयार करें।

बोर्ड की बैठक में सभी संबंधित दस्तावेज और रिपोर्ट तैयार करना होगा । तैयारी के बाद, क्रॉस-चेक करें कि दस्तावेज़ और रिपोर्ट संबंधित एजेंडे से संबंधित हैं। प्रत्येक दस्तावेज़ के शीर्षक पर ध्यान दें, विशेष रूप से मुख्य बैठक दस्तावेज़; फिर उन्हें स्पष्ट संदर्भ संख्याएँ असाइन करें। बैठक के एजेंडे में उनके शीर्षक के साथ दस्तावेजों के संदर्भ संख्याओं की सूची बनाएं और फिर उन्हें उद्धृत करें क्योंकि वे बैठक में उपयोग किए जाएंगे।

प्रत्येक प्रतिभागी को बोर्ड पैक कम से कम 3 दिन पहले भेजें। यह प्रतिभागियों को दस्तावेजों और संदर्भ सामग्री की समीक्षा करने के लिए पर्याप्त समय देगा। यदि संभव हो, तो बैठक के दस्तावेजों को उसी समय भेजें जब आप बैठक की सूचना भेजते हैं , या बैठक से कुछ दिन पहले।

3. एजेंडा में रहना।

सभापति का इस पर नियंत्रण होना चाहिए; हमेशा यह जानते हुए कि चर्चा को एजेंडे से अलग नहीं किया जाता है। चेयरमैन को एजेंडा के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं पर चर्चा करते हुए चर्चा के प्रवाह का प्रभार लेना चाहिए, लेकिन ध्यान दिया जाना चाहिए कि अगली बैठक में अन्य बिंदुओं पर चर्चा की जाएगी। यह भी सुनिश्चित करता है कि प्रतिभागी वित्तीय रिपोर्ट में मामूली विषयों जैसे तुच्छ विषयों पर समय बर्बाद न करें, जो कि एजेंडा पर महत्वपूर्ण रणनीतिक वस्तुओं की तुलना में व्यवस्थित होने में अधिक समय लेते हैं। ऐसे मामलों में, अध्यक्ष को बैठक में रखने के लिए या बिंदुओं या निर्णयों की अंतिमता को व्यक्त करने के लिए फर्श लेने के लिए तैयार होना चाहिए, भले ही अन्य प्रतिभागी या सदस्य उपस्थित हों।

4. सुनिश्चित करें कि सुविधाएं और उपकरण क्रम में हैं।

अच्छी रोशनी, वेंटिलेशन और फर्नीचर के साथ एक अच्छी तरह से संगठित स्थल के अलावा, अन्य सुविधाएं, जैसे प्रोजेक्टर, कंप्यूटर (लैपटॉप), माइक्रोफोन, परिचालन स्थिति में होना चाहिए। मीटिंग के दौरान संदर्भों को तेज़ी से देखने के लिए एक इंटरनेट कनेक्शन उपयोगी हो सकता है। पारंपरिक, पेपर-आधारित बोर्ड बैठकों में प्रतिभागियों को उपलब्ध कागज, पेन, और मार्करों की पर्याप्त आपूर्ति होनी चाहिए, जिन्हें नोट लेने से अलग, बैठक दस्तावेजों को चिह्नित या उजागर करना पड़ सकता है। दोषपूर्ण उपकरण और उपकरण शर्मनाक और समय लेने वाली हो सकते हैं, और इससे बचा जाना चाहिए; लेकिन इस तरह की घटनाएं आम हैं, इसलिए दोषियों को बदलने के लिए प्रशासकों को अतिरिक्त उपकरण और उपकरणों के साथ तैयार होना चाहिए। इसके अलावा, बिजली और इलेक्ट्रॉनिक सुविधाओं के उपयोग के साथ,

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5. महत्वपूर्ण बिंदुओं और कार्रवाई मदों को रिकॉर्ड करें और एक सुरक्षित फाइलिंग / संग्रह योजना बनाएं

बैठक के बारे में सभी संबंधित सामग्री जैसे कि हस्ताक्षरित अनुबंध, नीतियों में संशोधन, दस्तावेज निर्णयों को सुरक्षित भंडारण सुविधा में दर्ज किया जाना चाहिए या संग्रहीत किया जाना चाहिए, चाहे वे इलेक्ट्रॉनिक / डिजिटल फाइलें हों या भौतिक कागज दस्तावेज़। इलेक्ट्रॉनिक / डिजिटल फ़ाइलों को उचित सुरक्षा उपायों जैसे एन्क्रिप्शन या पासवर्ड-सक्षम फ़ोल्डर्स और एक्सेस कंट्रोल के साथ दर्ज किया जाना चाहिए; दूसरी ओर, कागजात को अलमारियाँ में दर्ज किया जाना चाहिए और एक कमरा अच्छा-ओले लॉक और चाबी द्वारा सुरक्षित होना चाहिए।

आपकी बोर्ड बैठकें आपकी टीम की सबसे बड़ी चिंता या सबसे बड़ी संपत्ति हो सकती हैं – उन्हें जितना संभव हो उतना उत्पादक और लाभकारी बनाएं और लाभ उठाएं। कंपनी पंजीकरण ऑनलाइन से इस तरह की और पोस्ट पढ़ें ।

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